転職に活かせる！マナー作法の基本「秘書としての心得」を身に付ける

子育て・家事・仕事にと日々時間に追われているシングルマザーの方の中には、「秘書」という仕事に就きたいと考えている人もいるかもしれません。その理由を聞くと、「やりがいがある」という答えもあれば、「華やかでかっこいい」とか「語学が堪能な姿に憧れる」といったTVドラマの光景に憧れてという回答も。

確かに秘書とはそういったイメージもありますが、実際のところは、会社の社長が安心して経営者としての動けるように、スケジュール管理や取引先との折衝など身の回りの管理を日夜行うなどハードな一面も垣間見えることもあります。

それでも、経営者の動向を間近で見られる立場である以上、責任感は重いながらやりがいを感じている秘書も多いはずです。

シングルマザーのキャリアアップのために、転職先のお仕事として一度、視野に入れてみてはいかがでしょうか？

「秘書」になるためには？

では、その秘書になるための就職方法ですが、一般的には求人募集で応募をする方法がベターです。社内の人事異動によって別な職種の人が秘書課に配属される場合もあります。

ただ、どんな経緯であってもあなたの性格が「しっかりしている人」とか「時間管理ができている人」といった秘書として求められる資質があると、判断される必要はあるでしょう。

そういう話も聞きながら、「私も勉強して秘書になりたい」と強く願うシングルマザーがいるなら、ぜひとも秘書技能検定試験という資格試験の存在を知っていただき、そして1級合格まで目指していただければと思います。

秘書技能検定試験とは

これは、文字通り秘書としての資質を認定する試験です。

改めてその資質に語ると、前述のことも網羅した「マナー作法の基本」を指します。分かりやすく言うと、社長はもちろん、取引先のお客様、飛び込み営業の方など社内外のさまざまな人たちと客観的に失礼のないように対応できるかどうかの力のことです。

試験の制度紹介

では、本試験へのイメージが少しでも沸いたところで概要や受験対策などを紹介します。

概要

・試験団体：公益財団法人実務技能検定協会
・試験場所：全国各地の主な都市
・受験資格：なし（だれでも受験可能）
・受験時期：6月と11月と2月の年3回の定期開催
・受験級：1級、準1級、2級、3級
・併願受験：1・準1級または準1・2級、2・3級で併願受験が可能
・問題形式：択一問題と記述形式の問題が入り混じっている（1級は全て記述）
・合格基準：理論と実技の2つの領域においてそれぞれの得点が60%以

引用元：公益財団法人 実務技能検定協会 秘書技能検定試験

級別の仕上がり像

◆1級
準1級よりもさらに高い要求がされる面接を通してより深みのある実践力を兼ね備えていて講師も担当できるレベルを想定

◆準1級
筆記に加えて面接を通して実践的なレベルを想定

◆2級
3級の内容をより実践できるレベルを想定

◆3級
秘書の基本的な素養を兼ね備えたレベルを想定

主な試験対策

各々の事情に合わせたいくつかの方法があるので紹介します。

独学

定番の独学です。他の試験でも言えますが、本試験もまた多くの出版社からテキストと問題集が発売されているので、それを読んで理解をしたら過去問に挑んで出題パターンを見極めるという方法を踏襲することになります。ただし、このやり方が通用するのは2級と3級くらいで、1級と準1級となると事情が変わってきます。

実はこの級から、筆記試験にしても記述で答える問題が多くなる上、前述の通り「実際の現場を想定した面接試験」が加わって、難易度が飛躍的に向上します。つまり、筆記試験で問われた内容を身体と言葉でしっかりと表現できるかどうかを見られるということです。

もちろん、対面接用のDVDやテキストも販売されているため、絶対に独学では合格不可ということはありませんが、面接ってどうしても主観的な目線と考え方になりがちなのであまりオススメはできません。面接官が求めているのは、あくまでも「秘書としての資質」ということをお忘れなく。

講座の受講

筆記はともかく面接までは独学では難しいと判断したら、専門教育を施す機関である早稲田ワーキングスクールの存在を知っておきましょう。もちろん、同様のカリキュラムを設けている専門学校や大学などもありますのでそちらも要チェックです。

気になるカリキュラムですが、筆記試験の対策から始まり、おじぎの基本・言葉遣い・アイコンタクト・声の発声練習など、身体を使った練習が終始行われています。ハッキリ言って「厳しい」の一言。これは「自分に自信を持ちたい」と願っているシングルマザーだった場合であれば、とてもマッチングして充実した時間になるかも。

さいごに

本試験のいいところは、受験資格はないため、真面目に秘書を目指す人はもちろんのこと、「ちょっと大変そうだけど自分のマナー作法を見直したい」といった自己啓発の一環でも受験ができることにあります。

日々の生活に追われてしまい、目の前のことをこなすことに精一杯であるシングルマザーが、将来的なことも見越した目線に切り替えて、紆余曲折を経て念願の秘書として活躍していくサクセスストーリーもアリですよ。

そして、人間力を身に付けることができるといった別な目的にもいくことができるなど幅広い分岐点が起きるかも。

本試験を機に秘書へ転職するという人生の一発逆転、または楽しみを自ら掘り出すことを狙ってみてはいかがでしょうか。