ITが発達して文書のやり取りが紙に加えて、電子メール、SNSといったデータによる方法でも可能となりました。便利な時代になりましたよね。しかし、その便利であるがゆえに、コミュニティ形成に支障が出ている実態もよく耳にします。
たとえば、シングルマザー同士によるママ友などのLINEグループを作ったと仮定しましょう。その中のやりとりは、とても仲良さげ見えてはいても、全員が上手く文書のやり取りできているのかというと、必ずしもそうとは言えないかもしれません。
「○○さんは、いつも顔文字やスタンプばっかりの文章だから何が言いたいのか分からない！」といった印象を持つ人がいても不思議ではありません。
チャンスは自ら掴みにいくこと！
紙にせよITを使ったデータにせよ、自分の主張したいことが伝わるような正しい文書の書き方が求められています。いくら、人柄が良くても上記のようなことでイメージダウンではあまりにもったいないですよね。
また、収入をたくさん得る必要があるシングルマザーとして、これからスキルアップやキャリアアップを目指さないといけない立場だったら、履歴書の志望動機が上手く書けなければ、面接にもなかなか辿り着けずせっかくのチャンスを逃してしまうことも。
その対策のためにも、これから紹介するビジネス文書技能検定試験のことをぜひ知ってください！
1.ビジネス文書技能検定試験とは
これは、組織内外との間で交わされる報告書・電子メールなどの文書作成時に必要となる知識と技能を兼ね備えた人材を認定する試験です。
文書をよく作成する職種となると主に事務職が想定できますが、「定時で帰れるし、ノルマがない」といった一面があるためか、子育て中のシングルマザーはもちろん、女性からの人気は高く、募集人数1名に対して20名以上が応募という状態となることも珍しくありません。
差別化の切り札として
本試験に合格していれば、そういった時の差別化の切り札ということも期待できます。さらに、日商簿記検定試験やTOEICといった資格も履歴書に記載できればまさに「鬼に金棒」です。経理も文書も語学も堪能な人を企業が放っておくわけありません。
2. 試験の制度紹介
本試験に関することを紹介します。
概要
・試験団体：公益財団法人実務技能検定協会
・試験場所：全国各地の主な都市
・受験資格：なし（だれでも受験可能）
・受験時期：7月と12月の年2回の定期開催
・受験級：1級～3級
・併願受験：1・2級または2・3級で併願受験が可能
・問題形式：択一問題と記述形式の問題が入り混じっている
・合格基準：表記・表現・実務の3つの領域においてそれぞれの得点が60%以上
引用元：公益財団法人 実務技能検定協会 ビジネス文書技能検定試験
級別の仕上がり像
◆1級
- おおよそ文書と考えられるものが一通り出題される
- 2級までの内容に加えて関係者に対して助言や命令等を出せるなど文書作成の起点となれるレベルを想定
◆2級
- 主に社内文書に加えて社外文書も出題されるようになる
- 3級の基本に加えて応用力もある程度持っていて単独でも文書作成できるレベルを想定
◆3級
- 主に社内文書向けの文書作衛が問う問題が多い
- 基本的な知識と技能を持っていて、上司の命令通りに作成できるレベルを想定
主な試験対策
各々の事情に合わせたいくつかの方法があるので紹介します。
独学
まずはなんといっても独学。これは、自分のペースで公式テキストまたは数回分の過去問を収めた問題集に沿って対策を進めるという方法です。
文書作成の流れ自体はすでにでき上がっているため、2級までなら基本的には大きく過去問から逸脱した問題は出題されることは多くはありません。よって、受験するシングルマザーの素質にもよりますが、過去問を何周かこなしても合格することは十分可能です。
1級は、最上級ということもありほぼすべての問題が一から記述するものばかりですが、それでも2級まで学んだことの応用を問う内容であるので、反復練習をすればいきなりこの級から挑むという選択肢もありだなと。
講座の受講
上記の通り、独学でも対応可能ですが、他にも資格取得の学校などが開講している講座を受講する方法があるので紹介します。
これは、多少お金はかかるものの、単なる試験の合格だけではなく本格的に文書の勉強をしたいと思った人たちにはうってつけの方法です。特に、文書表現で問われる尊敬語・丁寧語・謙譲語の場面ごとの使い方や違いは、プロから教わった方が早く理解もできて実務でも大いに役立てることができたりすることも。
ちなみに、単に正しい文書を書くための勉強だけではなく、講師によっては「綺麗に文字を書くこと」も教えてくれるという話を聞いたことがあります。「文字は人の心を表現するもの」と言われますが、その辺まで教えてもらえるとなるととても親切なことですね。
細かいところを人は見ているかも
この試験以降、文書に対する着眼点が変わっていれば紹介した甲斐があります。
例えば、社内文書の場合は文書番号があって「それに基づいて作成をしなければ」となれば、上司からもよく見ているなと褒められることも。他にも発信した日付、宛先の配置、標題の位置とフォントの大きさなどへの配慮が行き届けば、「すごく助かる」という印象を持たれること間違いなし。
面接時にも自信を持って取り組める
当然、面接時に面接官から本試験のことについて尋ねられたら、上記のことを盛り込んで自信をもって回答してください。
良い印象を持ってもらえ、採用に至った場合は戦力としてキャリアを積んでいく可能性も出てきます。
さいごに
なによりも「正しい文書を書ける働く母親・シングルマザー」となれば、当然あなたの魅力としてアピールできる強味となります。
是非、ビジネス文書技能検定試験の合格をして就職先での仕事に、コミュニティ作りに役立ててくださいね！
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