学生と社会人の一番の違いは何か。
やる事が勉強から仕事に変わっただけで何も変わらない、感じる責任の重さが違う、お金が貰える所が違う等々、大人になって社会に出た時に感じる事は人其々でしょう。
筆者が最も感じた学生と社会人の違いは、求められる態度の違いです。
口調に関してもそうですが、人との接し方、様々な仕草・動作の決まり事、電話対応や果ては席次に至るまで全ての言動を学生の時と一変しなくてはなりません。
女性がビジネスの中で必要とされる人になるために
社会人経験が少ないまま、結婚出産し、離婚を切っ掛けに再就職される女性やシングルマザーの方は、このビジネスマナーを学ぶ機会が男性と比べて格段に少ないものです。
あるいは、スキルアップ・キャリアアップを目指して転職される時にも、ビジネスマナーを身に付けておいた方が何かと有利でもありますし、知識として持っているだけでも重宝がられます。
私たち女性は、社会人として「必要とされる人になること」を常に目指しながら男性社会に溶け込んでいくことが、活躍の場を広げられる手立てにもなり得ます。
身に付けておきたいビジネスマナー
学生時代の人間関係は例え円滑に物事が進まなくても、お互いの絆を深める事が最も大事にされたものでしたが、仕事が最優先される社会人は違います。
社会人に大切な事は人間関係に置いても仕事に置いても「物事を滞りなく動かす事」なのです。その為、無駄を省いて効率良く物事を進められるように「形式」が存在していると筆者は考えます。それが所謂ビジネスマナーと呼ばれるものです。
ここでは『敬語』『お辞儀』『名刺交換』『電話対応』についてお伝えします。
Ⅰ. 正しい敬語を知っていますか？
新社会人がビジネスマナーの習得に苦労するのは、これが教科書や講義で勉強しただけで身になる類の物ではないからじゃないでしょうか。
得た知識を自然に行動に起こせるようにならなければ、マナーは出来ていないのと同義になってしまいます。
例えば敬語ひとつとってもそうです。
入社間もない頃の経験NG・その1
筆者も入社して間もない頃の電話対応で苦い経験をたくさんしてきました。電話で先方に「部長はいらっしゃいますか。」と聞かれて「只今部長は席を外していらっしゃいます。」などと答えて先輩に注意された事もあります。
この場合の正しい返答は謙譲語を使った「只今部長は席を外しております。」であり、敬うべき先方相手に対して、同じ会社内の身内である部長に尊敬語を使ってはいけなかったのです。
入社間もない頃の経験NG・その2
他にも先方に「○○様はいらっしゃいますか。」と身内の事を聞かれて「○○様は外出しております。」とオウム返しに答えて後々冷や汗を流した事もあります。
様付けは尊敬語なので身内に様を付けてはいけないと事前に勉強して知っていたのにも関わらず、緊張のあまり相手の口調に釣られたり、尊敬語を使う相手を間違えたりという失敗は一度や二度ではありません。
当時には無かった常識が
また筆者が新社会人の時にはなかった常識ですが、最近では「○○殿」や「○○様」といった名前等に付ける敬称の認識が変わって来ており、現在では「殿」は相手を見下す表現の仕方であるとされています。
その為、殿という表現が使われるのは手紙やメールといった文書の中だけで使われ、会話では主に「様」が使われています。
時代の変化にも柔軟に
このように時代と共に意味や使い方が変わっていく言葉や表現方法もあり、それらを踏まえた上で敬意を払って相手を立てる尊敬語、自らがへりくだる事で相手を立てる時に使う謙譲語、丁寧に表現する時に使う丁寧語といった複数の敬語を使い分ける事が出来て初めて敬語に関するビジネスマナーが出来ていると周囲に評価されるのです。
Ⅱ. 社会人の基本であるお辞儀
敬語と並んで、恐らく最初に学ぶのがお辞儀だと思います。
日常の挨拶をする時や感謝の意を表す時、そして謝罪を表す時にもお辞儀が使われますが、会釈、敬礼、最敬礼と種類があり、気持ちを込める度合いによって身体を倒す角度を15度、30度、45度と変えます。
気持ちを伝える時には効果的
非常にシンプルな動作ですが自分の気持ちを相手に伝えるのには非常に効果的で、プラスの印象もマイナスの印象も、この動作ひとつで簡単に付いてしまう場合があります。
例えば、何度も繰り返し頭だけを下げてお辞儀をする事は、場合によっては相手に対して失礼な行為になってしまいますし、何より相手や周囲の人達に不格好な印象を与えてしまわないでしょうか。
会社の顔を背負っている一人の人間として、それではいけません。
お辞儀の基本は腰から上、つまり上半身全体の姿勢が綺麗に真っ直ぐになるように角度を意識しながら傾ける事です。なるべく一度だけで終わらせるようにしましょう。
お客様をお見送りする時のお辞儀
また、重要なお客様をお見送りする時に一番軽いお辞儀である会釈で見送ってしまったら、こちらがどれだけ相手を大切に思っていても、それが相手に伝わる事はないはずです。
状況によってすべきお辞儀の種類も、きちんと使い分けられるようにしましょう。
加えて、気持ちが焦って動作や口調が早くなってしまう人の中には、挨拶や用件を言い終わる前にお辞儀をしてしまう人もいます。
筆者もその中の一人です。緊張しやすい体質なので、重要な状況になればなるほど「頭を下げなければ」という思いが先走ってしまい、お辞儀をした後で用件を言うタイミングを逃してしまった事に気付くという事が多々ありました。
しかしこれでは駄目なのです。特別な状況を除いた通常の時は、お辞儀をする前に用件を言うのが正しいマナーなのです。
ルーティンをつくる
そこで上がり症の筆者が考えた「用件を言うタイミングを逃さない策」が、ルーティンをつくる事でした。
プロのアスリートが良く使う言葉なので、知っている人も多いと思います。毎回お辞儀をする時に決まった手順を踏んだ後で頭を下げる、身体を傾けるという事をするようにしたのです。
とは言っても一瞬のうちに出来る事にしないといけないので、相手と目を1秒合わせてから、顎を軽く引いてお辞儀の動作に移るといった簡単な動作です。
この2つの他にも両手を揃える、または太もも横に両手をくっつけてから用件を話し、それから頭を下げるといったように、全てを一連の流れとして身体に覚えさせました。
所作まで美しくなる一石二鳥の行動
たかがお辞儀程度に、ここまで大袈裟な事はやらないで良いだろうと思う人もいるかもしれませんが、今書いたような動作はマナー本でも推奨されている美しい所作なので、ルーティンでなくても、やっておいて損はないのです。
間違えが少なくなる上に、所作まで美しくなる一石二鳥の行動なので、上がり症でない人にもお勧めの方法です。
このように、お辞儀とは自分の気持ちを言葉ではなく態度で示す事が出来る動作なのです。
一見難しい事のように思えますが、言葉を尽くさなくてもお辞儀ひとつで相手に自分の気持ちを分かって貰えるというのは、考え方によっては非常に便利な事だと筆者は思います。
Ⅲ. 自己紹介と同じくらい重要な名刺交換
最近は授業などで社会体験学習の一環として生徒同士に名刺交換をさせている学校もあり、社会人でなくても体験した事がある人もいると思いますが、名刺交換について「無駄な風習ではないか」と指摘する人も多くいます。
名刺交換をする意味は？
社会人になると配属される部署や仕事内容によっても違いますが初対面の人に会う回数が学生の頃と比べて、ぐっと増えます。
その都度、自己紹介をして相手に自分の名前を覚えて貰う、自分も相手の名前を覚えるという事をしなくてはいけません。それに加えて口頭だけの自己紹介では伝えきれない会社の情報や肩書などもあるのです。
しかしながら毎日、仕事で出会う膨大な数の人達の情報を覚えるのは至難の業ではないでしょうか。そこで名刺交換を行い、お互いの事をデータとして残しておく必要があるのです。
ありがちなことは予め策を練る
名刺交換に不慣れな人に良くある失敗が名刺を忘れたり、切らしてしまったりする事です。新社会人は名刺の枚数を確認する習慣がないので、自分がどれだけ持ち歩いているか把握していない人が多くいます。
携帯電話やスマートフォンを持ちあるく時の気持ち同様、名刺も枚数を十分にした上で忘れずに携帯するようにしましょう。
名刺の管理もビジネス管理のひとつ
また、名刺を交換した後の管理も非常に大事です。
せっかく名刺を交換したのに、人物の顔と名前が一致しないとなると意味がありません。
筆者は裏技として付箋などに会った人の特徴や日付、要件などを書き込んで、名刺の裏に貼って保管していました。
今はPCやスマートフォン専用アプリなどで名刺をデジタル化出来るので、探すのも簡単で管理も比較的容易だと思います。まだ名刺管理のアプリを持っていない人は試しに一度使ってみてはどうでしょうか。
ご縁に感謝しながら想いを込める
たかだか名刺を交換するだけだと思って侮っていると、いざ本番という時に緊張で手が震えて手順を飛ばしてしまったという事になり兼ねません。
あの僅かな動作の中には細かなルールがいくつもあり、更に大事なのは交換した後なのです。
名刺を手前に置き、交換した相手の目の少し上または、鼻筋を見つめながら(目を凝視すると相手驚く場合があります)お名前をお呼びするという動作を行う事で、あなたの好感度はアップします。
Ⅳ. 電話対応をマスターして会社を知る
新社会人にとって慣れるまで苦労するのが電話応対です。
呼び出し音がなると出来るだけ早く受話器を取らなくてはいけないのは勿論の事ですが、まず正しい受け答えが出来るか試されます。
挨拶の使い分けや敬語や謙譲語などの言葉使い、メモの取り方など、電話応対に関してはビジネスマナーの基本に慣れるまで意識して取り組めば問題ないでしょう。
問題は電話を取る事に恐怖心を抱く事
仕事内容を把握出来ていない新社会人には、相手の質問に上手く答えられないのではないか、というプレッシャーが常にあると思います。
しかし、こういうプレッシャーは「何が起こるか分からない」といった想定外の事に対しての恐怖心なので、兎に角慣れる事が大事です。いつまでも怖がって電話を取らなければ、いつまで経っても慣れる事が出来ずに「何が起こるか分からないまま」です。
ですから、積極的に電話に出るようにして「想定内」を増やして行くようにしましょう。
それに電話応対は悪い事ばかりではありません。
電話対応で得られる知識
確かに難しい事かもしれませんが電話に出続けていると、身内の社員の名前や状況、相手方と自分達の関係性等、自分が所属している会社の在り方など恐らく新人が一番知りたかった情報が段々と分かって来るようになるのです。
雇い主側はそれに気付いて欲しくて、あえて新人に電話応対を任せているのだろうと筆者は考えています。
さいごに
社会人にとってビジネスマナーとは、ひとつの関門であると同時に必要な物です。
細かなビジネスマナーのルールをいくつも覚えなければならないのは大変な事ですが、何に対しても有意義さを探そうとする姿勢は、社会人においても必要な能力と言えるはずです。
一見遠回りにも思えますが、ビジネスマナーを身につける事で緊張や戸惑いを覚える状況が格段に減り、結果的に円滑な社会生活を送る事が出来るようになるでしょう。
ビジネスマナーを身に付ける事は立派な社会人になる為の近道なのです。
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